编者按：《境内单位代扣代缴自然人增值税管理办法》（财政部 税务总局公告2026年第28号发布，以下简称办法）确立自然人增值税由付款单位代扣代缴的制度框架，办法自2026年11月1日起施行。本篇从付款企业的财务与合规经办视角出发，按付款前判定、付款时扣缴、申报缴款、发票与税前扣除、风险与内控五个环节，给出可执行的操作路径。提示企业注意，同一笔向自然人支付的劳务价款，企业既要代扣增值税及附加税费，又要代扣个人所得税，形成一次付款、两税同时扣缴的并行结构。增值税、所得税的扣缴触发条件、计算口径与申报期限如何衔接，本篇逐项说明。
一、付款前应当完成交易识别与三项判定，确认代扣义务是否触发
（一）先识别交易是否属于七类服务且收款方为自然人
付款流程的第一步，是判断该笔支出是否属于办法的适用范围。办法第一条将范围限定为自然人提供的七类服务，即研发服务、软件服务、设计服务、咨询服务、广播影视节目（作品）制作服务、文化服务、教育服务，具体范围依《财政部 税务总局关于增值税征税具体范围有关事项的公告》（财政部 税务总局公告2026年第9号）附件界定。企业经办环节应将此转化为可勾选的判断项。建议在付款申请单上增设交易类型栏，由经办人员对照七类服务逐项勾选，勾选结果与合同、结算资料一并归档，形成判断留痕。
识别环节同步排除两类主体性例外。其一，收款方为已办理税务登记的个体工商户、企业或者其他组织的，属于单位间交易，不适用办法，按既有发票与抵扣规则处理。经办人员应当核验收款方主体身份，确认其是未办理市场主体登记的自然人。其二，收款自然人属于互联网平台内从业人员，且其交易通过平台发生、由平台企业按《国家税务总局关于互联网平台企业为平台内从业人员办理扣缴申报、代办申报若干事项的公告》（国家税务总局公告2025年第16号）办理增值税代办申报的，该笔交易不适用办法，不再重复判断。
若交易不属于七类服务，或者收款方非本办法所指自然人的，代扣义务即不触发，款项走常规付款流程即可。但这一判断应当记录于付款单据，避免日后核查时无法说明未扣缴的原因。
（二）再判断当次（日）销售额是否达到按次起征点
识别交易属于范围后，第二步是判断销售额是否达到按次纳税起征点。办法第三条第一款规定，自然人与单一扣缴义务人发生符合规定的应税交易，当次（日）销售额达到按次纳税起征点的，扣缴义务人应当在支付价款时代扣增值税。依据《财政部 税务总局关于增值税法施行后增值税优惠政策衔接事项的公告》（财政部 税务总局公告2026年第10号）第一条第（二）项，现行按次起征点为每次（日）销售额一千元，一日内发生多次应税交易的按日合并适用。
操作上有三个口径需要把握：其一，判断单元是同一自然人与本单位的交易，同一日内向同一自然人支付多笔价款的，应合并计算，不得化整为零规避起征点。其二，比较基数为不含增值税的销售额，而非含税价款。含税价款需先换算为不含税销售额，再与一千元比较，换算方法下文详述。其三，销售额刚好达到一千元的即应代扣，不存在临界豁免。
未达起征点的，不代扣税款，但依据办法第六条仍须按月申报。企业容易形成的操作误区是以为不扣就不用报，该点直接影响申报义务的履行。对达到起征点的交易，则进入下一环节的扣缴计算。
（三）核实自然人是否已缴税或适用免税，要求其告知并留存资料
办法第三条第二款规定，自然人已缴纳税款的，扣缴义务人无需代扣增值税；办法第二条第二款规定，自然人符合增值税优惠政策适用条件的，应当告知扣缴义务人并如实提供信息资料。据此，付款前应向收款自然人发出扣缴信息确认，由自然人书面声明其是否已经自行申报缴纳相关税款、是否符合免税或者其他优惠条件，并如实提供相应资料。
这一动作既是合规要求，也是风险分配的基础。办法第十条要求扣缴义务人保存自然人身份信息、应税交易信息、结算支付记录及优惠适用信息资料，资料留存既是义务，也是日后发生争议时企业已尽审查与据实义务的证据。需要如实提示的是，现阶段单位并无核验自然人是否已缴税的官方查询入口，尚不清楚电子税务局是否提示已纳税等信息，只能依赖自然人告知。对单笔金额较大或者存在疑点的交易，可建议自然人通过电子税务局完成申报缴税或者代开发票，并向企业提供发票及完税凭证，以此降低漏扣与双重征税的风险。自然人拒绝配合的，按办法第十二条报告主管税务机关，并将沟通记录留存。
二、同一笔付款应当并行代扣增值税及附加并预扣个人所得税，账务与口径分别处理
（一）增值税代扣：以不含税销售额乘适用征收率计算，并同步扣缴附加税费
增值税的代扣计算，以不含税销售额为基数。含税价款换算不含税销售额，公式为含税价款除以1加征收率之和，若减按1%征收率口径，即除以1.01。以含税价款两万元为例，不含税销售额约为19801.98元。
征收率方面，自然人属于小规模纳税人，规定征收率为3%。依据10号公告第三条，自2026年1月1日至2027年12月31日，小规模纳税人除销售、出租不动产或者转让土地使用权之外的增值税应税交易，依照3%征收率减按1%征收率征收增值税，办法施行时点仍处优惠期内，示例按减按口径测算，实际操作以主管税务机关届时执行口径为准。
附加税费同步扣缴。办法第四条规定，扣缴义务人在扣缴增值税时应当按规定同时扣缴附加税费，包括城市维护建设税、教育费附加与地方教育附加。城市维护建设税依据《中华人民共和国城市维护建设税法》第八条随增值税同时扣缴，税率按纳税人所在地确定，市区7%、县城和建制镇5%、其他地区1%；教育费附加依据《征收教育费附加的暂行规定》按3%征收；地方教育附加按2%征收。需要留意的是，依据《财政部 税务总局关于进一步支持小微企业和个体工商户发展有关税费政策的公告》（财政部 税务总局公告2023年第12号），增值税小规模纳税人在2027年12月31日前可减半缴纳上述三项附加税费，税务总局答复口径明确自然人按小规模纳税人身份享受该优惠，扣缴环节的减半实现方式仍待衔接，企业按主管税务机关口径执行，并保留政策适用记录。
（二）个人所得税预扣：劳务报酬预扣的计税收入不含增值税及附加
同一笔价款同时触发个人所得税的预扣义务。依据《中华人民共和国个人所得税法》第九条，以支付所得的单位或者个人为扣缴义务人，单位向自然人支付劳务报酬所得，应当按次或者按月预扣预缴个人所得税。预扣方法依据《个人所得税扣缴申报管理办法（试行）》（国家税务总局公告2018年第61号）第八条：劳务报酬所得以收入减除费用后的余额为收入额，每次收入不超过4000元的减除费用800元，4000元以上的减除费用按收入的20%计算，劳务报酬所得适用预扣率表预扣税款。居民个人取得的劳务报酬属于综合所得，年度终了并入综合所得汇算清缴，多退少补。
口径衔接的关键在于计税收入不含增值税及附加。增值税系价外税，自然人实际取得的劳务收入，为扣除增值税及附加后的不含税金额。因此，预扣劳务报酬个人所得税时，应以不含增值税的收入额作为计税基础，即以含税价款换算出的不含税销售额为准，而非以含税全额为基数预扣。企业若图省事按含税价款全额预扣，将造成预扣税额偏高，虽可在年度汇算时退税，但会提前占用自然人的资金并引发纠纷。换算顺序应当固定为先剔除增值税及附加，再按20%减除费用计算预扣税额。
两套扣缴的分工可以概括为：增值税及附加由单位作为扣缴义务人代收代缴，通过增值税扣缴申报完成；个人所得税由单位作为扣缴义务人预扣，通过个人所得税全员全额扣缴申报完成。两套申报的期限窗口重合，均在次月十五日内办结，财务可合并排期。
（三）账务处理与台账记录：代扣税款通过往来科目核算，逐笔留痕
账务处理上，代扣代缴的增值税及附加、预扣的个人所得税均属于代收代付性质，不构成企业成本，通过应交税费及往来科目过渡核算。常规处理思路是：确认劳务支出时，按不含税销售额确认成本费用，同时确认应付自然人含税价款；支付价款时代扣各税，实际支付扣除税款后的净额；税款缴库后核销应交税费余额。科目设置与具体分录以企业执行的会计制度及主管税务机关要求为准，本文不展开具体分录，企业可与财务顾问核对。
台账记录是衔接申报与扣除的核心工具。建议按笔建立台账，要素至少包括：交易日期、服务类型、自然人身份信息、含税价款、换算后的不含税销售额、应扣增值税、附加税费、个人所得税预扣额、扣缴申报所属期、代开发票状态。台账的价值在于把分散的付款动作转化为可核对、可汇总、可追溯的数据底稿，与扣缴申报表、缴款凭证、代开发票形成对应，服务于凭证管理需要与日后核查。
（四）完整示例：一次付款、两税扣缴的计算过程
设例：2026年12月，某企业向自然人专家支付咨询服务费，含税价款两万元。该专家未办理市场主体登记，居住地为市区，无免税条件，亦未自行缴税。假定减按1%征收率口径适用，附加税费按未减半的全额口径演示。
第一步，换算不含税销售额。20000元除以1.01，不含税销售额约19801.98元。
第二步，计算应扣增值税。19801.98元乘以1%，约198.02元。
第三步，计算附加税费。城市维护建设税按市区7%计算，198.02元乘以7%，约13.86元；教育费附加按3%计算，约5.94元；地方教育附加按2%计算，约3.96元。三项合计约23.76元。若主管税务机关确认自然人可同步享受减半优惠，各税按减半后金额扣缴。
第四步，预扣个人所得税。以不含增值税的收入额19801.98元为劳务报酬收入，超过4000，减除费用按20%计算，应纳税所得额约15841.58元，适用预扣率20%，应预扣个人所得税约3168.32元。
第五步，计算实付净额。20000元减应扣增值税198.02元，减附加税费23.76元，减预扣个税3168.32元，实付净额约16609.90元。
示例中的数字均为演算演示，实际以付款时点适用的征收率、优惠政策及主管税务机关口径为准。企业应当建立对账机制，将台账数据与申报表、缴款凭证逐笔核对，防止计算错误在申报环节累积。
三、扣缴义务人应当按月办理扣缴申报，未达起征点亦应申报，并引导自然人完成发票代开
（一）月度申报与缴款：自应税交易次月一日起十五日内办结
办法第五条第一款规定，扣缴义务人解缴税款的计税期间为一个月，应当自发生应税交易次月一日起十五日内，向主管税务机关办理扣缴申报，并缴纳税款。申报与缴款同步完成，申报表使用国家税务总局公告2026年第19号发布的《境内单位代扣代缴自然人增值税及附加税费申报表》及其附列资料，该申报表涵盖基础信息、应税交易信息、增值税税款计算与附加税费等栏目，与办法同步自2026年11月1日起施行。
操作层面有三点提示：其一，申报渠道在电子税务局的扣缴申报模块办理，所属期选择应当准确对应交易发生月份，跨月归集错误是高频差错点。其二，申报期限与个人所得税扣缴申报重合，个税代扣税款亦应于次月十五日内缴入国库并报送申报表，两项申报可安排在同一财务节点集中办理。其三，内部排期上，建议将增值税扣缴申报、个税扣缴申报与月度结账纳入同一张财务日历，指定专人负责，避免因分头经办而遗漏。
（二）未达起征点、适用免税与已缴税款的交易仍应办理申报
办法第六条规定，当次（日）销售额未达到按次纳税起征点、适用免征增值税政策、或者按照办法第三条规定无需代扣增值税的交易，扣缴义务人仍应当按照办法第五条规定向主管税务机关办理申报。不代扣不等于不申报，这是办法对付款企业课予的独立申报义务。
实务中的典型遗漏在于小额高频劳务。专家评审费、讲课费、小额咨询费等单笔未达一千元的付款，企业往往以无需扣税为由不作任何申报处理，实际上每笔都应在当月申报中体现，只是税款为零。操作设计上，应当将申报义务与扣缴义务分别管理：申报表对未扣税交易作零税额反映，随附交易明细留存备查。逾期不申报的，属《中华人民共和国税收征收管理法》第六十二条的规制范围，由税务机关责令限期改正并处罚款。
集团与总部集中付款场景尤须留意。办法以实际支付价款的境内单位为扣缴义务人，总部代各子公司向自然人付款的，申报主体与付款主体应当一致。若由总部统一付款，应由总部作为扣缴义务人办理申报；若款项由总部划转后由各子公司实际支付，则各子公司分别履行。企业应事先明确义务主体并建立内部归集清单，防止出现多个主体均不申报或者重复申报的错位。
（三）代开发票衔接：扣缴完成后自然人代开不再重复征税，单位可发起开票提醒
办法第五条第二款规定，已按照办法扣缴增值税的应税交易，自然人申请代开发票时无需再次缴纳税款；自然人未申请代开发票的，扣缴义务人可以向自然人发起开票提醒，由自然人确认后向主管税务机关申请代开发票。代开环节与扣缴环节由此衔接，自然人不必担心被重复征税。
企业的操作路径是：付款并完成扣缴申报后，向收款自然人发起开票提醒，由自然人通过电子税务局或者办税服务厅申请代开发票，发票信息与扣缴记录对应。需要向自然人说明的是，代开发票不再缴纳增值税及附加，仅是对已扣缴税款的完税证明化与凭证化，无需有额外负担的顾虑。将取得发票设定为付款流程的后续跟踪事项而非强制前置条件，兼顾自然人的配合度与实际结算节奏。企业同时应注意办法第八条赋予自然人的查询权，自然人要求提供已扣缴税款、扣缴申报记录等信息的，企业应当能够随时出具，这亦有赖于台账的完整。
四、取得发票是企业所得税税前扣除的前提，扣缴税款尚不能替代扣除凭证
（一）税前扣除凭证规则：超过小额零星标准的支出应以发票为扣除凭证
扣缴税款解决的是税款入库问题，发票解决的是支出真实性证明问题，两者分属增值税征管与企业所得税扣除两套制度，不能相互替代。依据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）第九条，企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的，对方为已办理税务登记的增值税纳税人的，以发票作为税前扣除凭证；对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人的，其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证。小额零星经营业务的判断标准，是个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点。
将上述规则与办法衔接，逻辑是闭合的。其一，现行按次起征点为每次（日）一千元，销售额不超过一千元的自然人交易，属于小额零星经营业务，企业可凭收款凭证及内部凭证扣除，此时无需代开发票。其二，凡触发代扣义务的交易，销售额必然已超过一千元，不属于小额零星经营业务，此时排除收款凭证加内部凭证的替代通道，回到必须取得发票的一般规则。换言之，被扣缴税款的交易，企业若想实现税前扣除，就必须取得自然人代开的发票；扣缴完税凭证只能证明已缴税，不能替代发票证明交易内容与支出真实性。
一般企业并无平台企业那样的替代通道。国家税务总局公告2025年第16号允许平台企业在已为从业者完成个税扣缴申报与增值税代办申报的前提下，凭扣缴申报表、完税凭证等替代发票用于企业所得税税前扣除，系基于平台对交易实名、明细与申报的完整记录。一般企业与自然人的零星劳务交易尚无同等规则，扣缴记录能否参照平台口径用于扣除，有待后续政策明确，企业不应据此贸然放弃取得发票。
（二）未能取得发票的补救路径与备查资料
自然人拒绝或者迟延代开发票的，企业并非没有补救路径，但各路径均有条件限制。
其一，汇算清缴期前取得合规凭证的，可以补充扣除。依据2018年第28号公告第十五条，企业应当取得而未取得发票的，在汇算清缴期结束前取得符合规定的发票的，可以税前扣除。年度汇算前集中催收发票，是成本最低的补救安排。
其二，税务机关发现后的补正窗口。汇算清缴期结束后，税务机关发现企业应当取得而未取得发票并告知企业的，企业自被告知之日起六十日内补开、换开符合规定的发票，仍可税前扣除。
备查资料应当按笔归档，形成完整证据链。建议将合同协议、付款记录、扣缴申报记录、完税凭证、代开发票复印件对应保存，至少保存五年以备核查。资料越完整，即便发生补正争议，企业据实说明的空间越大。
（三）合同与付款条件设计：价款口径与凭票付款条款一并约定
从源头降低凭证风险，合同条款设计是关键。与自然人签订服务合同时，建议就三项内容作出约定。其一，价款口径，明确价款为含税或者不含税，以及增值税及附加税费由谁负担、如何扣缴。其二，扣缴安排，明确单位依法代扣代缴增值税及附加税费并预扣个人所得税，自然人应当配合提供身份信息与优惠资料。其三，发票义务，约定自然人应当在收款后一定期限内配合申请代开发票，将提供合规发票作为后续付款或者结算的条件。
凭票付款条款与代扣义务并行不悖。单位依法代扣代缴是公法义务，于付款时点履行；自然人提供发票的时间，可以由合同约定，设定为尾款支付或者结算条件。这一商业安排合法有效，且能显著提升自然人的配合度。对自然人的沟通重点在于打消顾虑：代开发票不重复征税，无需多缴任何税款，仅需确认身份信息与交易信息即可完成。财务人员在经办时应将政策要点转化为简短话术，避免因沟通不当引发收款方抵触。
五、应扣未扣、已扣不缴等违法情形将依法处理，企业宜同步建立内部防控机制
（一）应扣未扣税款的责任：向纳税人追缴，并对单位处以罚款
应扣未扣的认定与责任，依据《中华人民共和国税收征收管理法》（以下简称征管法）第六十九条：扣缴义务人应扣未扣、应收而不收税款的，由税务机关向纳税人追缴税款，对扣缴义务人处应扣未扣、应收未收税款百分之五十以上三倍以下的罚款。
责任结构需要准确理解。税款追缴的对象是纳税人，即取得收入的自然人，税款本身不是由企业负担；罚款的对象是扣缴义务人，即企业。因此，企业不能以税款本非己有、损失有限为由忽视扣缴与申报动作，百分之五十以上三倍以下罚款的处罚空间，对应的是管理失职责任。企业已经依照办法第九条、第十二条履行报告义务的，现行规则未明文规定责任豁免，但报告与沟通记录可以作为说明企业已尽义务、争取从轻处理的材料，应当完整保存。
（二）已扣不缴、少缴已扣税款与虚假申报的责任
税款一旦代扣，即脱离自然人而处于企业控制之下，截留、少缴或者迟延解缴的责任显著加重。依据征管法第六十三条第二款，扣缴义务人采取伪造、变造、隐匿、擅自销毁账簿记账凭证，或者在账簿上多列支出、不列少列收入，或者经税务机关通知申报而拒不申报、进行虚假纳税申报等手段，不缴或者少缴已扣、已收税款的，由税务机关追缴其不缴或者少缴的税款、滞纳金，并处不缴或者少缴税款百分之五十以上五倍以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。已扣不缴被直接定性为偷税，同时依据征管法第三十二条按日加收滞纳税款万分之五的滞纳金。
刑事风险同样存在。扣缴义务人采取欺骗、隐瞒手段不缴已扣税款，数额较大的，可能触及《中华人民共和国刑法》第二百零一条第二款关于扣缴义务人逃税罪的规定。财务刚性纪律应当明确：已扣税款必须按期如实解缴，任何情形下不得占用，资金紧张亦非迟延解缴的理由。办法第十三条同时将借用或者冒用他人身份列入依法处理情形，虚构自然人身份套取款项并扣缴的，可能进一步触及发票与逃税相关责任，企业应在合同签订与身份核验环节把关。
（三）未按期申报、资料保存与保密义务违法的责任
未按期申报的责任依据征管法第六十二条：扣缴义务人未按照规定的期限向税务机关报送代扣代缴税款报告表和有关资料的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，可以处二千元以上一万元以下的罚款。未达起征点亦应申报的义务若被忽视，将触发这一罚则。
办法第十条要求保存代扣代缴税款账簿、合法凭证及自然人身份信息、应税交易信息、结算支付记录与优惠资料，办法第十一条要求对自然人身份信息及优惠信息资料保密，办法第九条禁止擅自更改自然人提供的信息。违反上述规定的，依相关法律、行政法规处理。企业对自然人个人信息的收集、使用与保存，还应当注意与《中华人民共和国个人信息保护法》的衔接，遵循最小必要原则，仅收集履行扣缴义务所必需的信息，不得超范围使用。本文对各项罚则仅作边界提示，具体处罚依个案事实与执法裁量确定。
（四）企业内控与制度建设：台账、岗位、流程与培训四要素
制度建设的落点，是让代扣代缴从个案操作变为稳定流程。建议围绕四个要素搭建：其一，台账制度，建立逐笔登记、按月对账、年度归档的管理规范。其二，岗位责任，明确分工：财务岗负责扣缴计算与账务处理，申报岗负责按月申报、缴款与档案管理，经办业务岗负责交易识别与自然人信息收集，责任到人、交接留痕。其三，流程嵌入，将七类服务识别与三项判定做成付款审批单的固定栏项，报销制度明确向自然人支付七类服务价款须附扣缴记录与代开发票状态，从流程上杜绝漏判。
培训安排上，办法施行前的窗口期应当完成一轮面向财务、采购、人事等向自然人付款较多部门的政策培训，重点讲清触发条件、起征点口径、申报期限与凭证要求，及时制定企业内部操作指引。